Plusieurs facteurs concourent au succès d’un projet : votre motivation, vos compétences, vos idées, votre communication, votre force de travail… et votre méthode d’organisation. C’est ce dernier point que nous allons examiner ensemble : des conseils d’organisation pour gagner en efficacité et faire décoller votre business !

Ici, je ne vais pas vous donner des recettes universelles de développement personnel.

Mon but est plutôt de partager avec vous tout un ensemble de conseils d’organisation et d’outils qui feront la différence. Ils m’ont beaucoup aidée pour atteindre mes objectifs.

Nous allons donc garder les pieds sur terre et nous concentrer sur le concret !

#1 Utilisez un bon outil d’organisation

Qu’ils soient numériques (Asana, Evernote…) ou physiques (agenda, Bullet Journal…), vous devriez rapidement adopter le ou les outils d’organisation qui vous conviennent ! Il en existe un grand nombre : vous pouvez les tester, voire les mixer, jusqu’à trouver la formule qui vous convient le mieux.

Personnellement, j’utilise en parallèle Asana pour mes projets collaboratifs et mon Bullet Journal pour tout le reste.

Ces outils de tracking et de notes sont vraiment très utiles pour y voir plus clair et avancer plus vite. Ce sont des compagnons d’organisation idéaux pour travailler efficacement.

Vous y notez toutes vos idées et vos projets. Vous y planifiez vos tâches. Vous les hiérarchisez et y suivez vos avancées. Grâce à ces outils, vous savez vraiment où vous allez et ce que vous devez faire pour atteindre vos objectifs.

#2 Priorisez votre To-Do list

Vous devriez aussi analyser vos To-Do lists et distinguer les points les plus urgents. Les tâches qui doivent être faites le plus rapidement devraient être ramenées vers le haut (ou marquées d’une étoile, par exemple).

Les tâches moins urgentes peuvent être mises dans une liste à part. Mais il faut savoir avancer partout – sinon vous serez submergée par le quotidien et vous n’avancerez pas.

Une solution consiste à consacrer trois ou quatre jours dans la semaine pour gérer les affaires courantes. Le jour ou les deux jours restants peuvent ainsi être réservés aux projets de longue haleine et moins urgent.

#3 Débarrassez-vous des tâches les moins fun avant le déjeuner

Dans toutes les To-Do lists, il y a quelques tâches que l’on n’a pas envie de faire. On n’a pas trop envie de s’y mettre parce qu’elles sont barbantes, demandent plus efforts… ou pour toute autre raison.

Vous voyez bien ce dont je parle ? Ces choses à faire nous empoisonnent la journée tant qu’on ne les a pas accomplies. Elles nous hantent mais on recule autant que possible le moment de les faire.

À proprement parler, elles nous prennent la tête. Difficile de bien se concentrer dans ces conditions !

Et bien pour ma part, je n’ai plus ce problème.

Comment je fais ? C’est très simple : j’attaque ma journée avec ! Comme ça, je m’en débarrasse au plus vite et je passe enfin à la partie intéressante de la journée (ou de la semaine). Je suis plus sereine et plus efficace, plus rapidement.

Essayez, vous verrez. Cela va alléger considérablement votre esprit. C’est une habitude à prendre, mais c’est efficace !

#4 Concentrez-vous sur une tâche à la fois

De nos jours, les ordinateurs et les smartphones sont parfaitement multi-tâches. Ils gèrent plusieurs applications à la fois sans planter, ni perdre en performances. On pourrait penser que c’est la même chose pour les humains (les femmes en particulier)… Mais ce n’est pas du tout le cas.

De nombreuses études en psychologie et en science cognitives démontrent que nous sommes naturellement plus lents et moins efficaces quand on essaie de faire plusieurs choses à la fois. Concentrez-vous sur une seule tâche. Menez-la à bien et passez à la suivante. Vous ferez beaucoup moins d’erreurs, vos choix seront meilleurs et vous irez plus vite.

#5 Fixez une durée précise pour les tâches les plus longues

Pour les tâches qui demandent le plus de temps et qui doivent être faites sur plusieurs jours, vous pouvez réserver une période précise, chaque jour, pour avancer. Efforcez-vous de bien respecter cet engagement – ni plus, ni moins.

Cela vous permet d’être sûre d’y consacrer assez de temps chaque jour, sans vous laisser déborder.

Vous pouvez aussi fixer un timer lorsque vous vous y mettez. Vous arrêterez à la sonnerie et entre-temps vous ne vous préoccuperez de rien d’autre. Cela vous aidera aussi à ne pas vous laisser « happer » par cette tâche.

#6 Accomplissez rapidement les tâches rapides !

À l’autre bout du spectre : les tâches les plus rapides à accomplir. Ne les laissez pas s’empiler. Je les traite tous les matins, juste avant ou juste après les tâches rébarbatives.

Cocher ces tâches dans mon BuJo m’apporte toujours une petite pointe de satisfaction : OK, ce n’était pas grand-chose… mais au moins c’est fait !

Une chose de moins à penser et encore de la charge mentale épargnée.

#7 Freelance : déléguez pour vous concentrer sur vos domaines d’expertise

C’est une habitude chez les freelances et les gérants de TPE : tout faire soi-même. Et dans l’ensemble, c’est une TRÈS bonne chose ! Cette polyvalence nous permet d’acquérir énormément de compétences, de gagner en autonomie et d’économiser beaucoup d’argent.

Seulement, il faut faire la balance entre l’argent économisé et le temps investi. Parfois, il vaut mieux vous concentrer sur vos domaines d’expertise et déléguer à des professionnels certains aspects-clés de votre business.

Bien sûr, c’est à voir au cas par cas !

Les compétences qu’il vous faudra acquérir dans ce nouveau domaine vont-elle souvent vous resservir ? Alors cela peut valoir la peine d’investir du temps et vous auto-former.

Et dans ce cas, il peut être pertinent d’opter pour une formation payante (en ligne ou non). Si vous avez encore plus de temps, il est souvent possible d’aller chercher les infos éparses sur le web et d’apprendre « sur le tas ».

En revanche, si vous avez besoin d’une prestation très ponctuelle – l’élaboration de votre identité visuelle ou de votre site web, par exemple – alors pourquoi ne pas investir un budget donné, pour vous libérer du temps et vous concentrer sur tout le reste ?

#8 Faites le suivi de vos performances

Vous suivez probablement le trafic de votre site, le nombre de vos abonnés sur les réseaux sociaux… Mais faites-vous le tracking des performances de votre business ? Cela va plus loin que consulter votre compte pro pour vous assurer que vous n’êtes pas dans le rouge !

Il s’agit d’identifier les tendances-clés (positives et négatives) sur vos ventes, vos bénéfices réels, vos stocks, la satisfaction de vos clients et de vos collaborateurs…

J’essaie de faire le point une ou deux fois par mois sur :

• Mon chiffre d’affaires
• Mes chiffres de ventes
• Ce que je vends le mieux, ce que je vends le moins
• Le rapport devis édités / devis signés
• Mes dépenses et les retours sur investissement
• Mes rendez-vous, ce qui a marché, ce qui n’a pas marché
• Le succès (ou non) de mes opérations de communication

Comme je le disais, c’est un peu la même approche qu’avec le suivi de vos performances sur votre site et vos réseaux sociaux. Il existe plein d’outils très efficaces pour cela. De mon côté, pour la plupart des aspects chiffrés, j’utilise Freelancer App.

Ce tracking est très utile et prend assez peu de temps. Il vous permet de faire le point sur ce qui fonctionne ou non. Les choix qui paient et ceux qui ne paient pas. Vous verrez : cela vous permettra d’améliorer vos performances sur le moyen et long terme.

Cependant, c’est comme tout ! N’en faites pas une maladie. Il est facile de se laisser happer et de garder toujours un œil rivé sur ses statistiques.

Je pense qu’il faut trouver le juste milieu et réserver ces analyses pour des moments précis, planifiés et limités. Là encore, c’est comme pour les statistiques de votre site et de vos réseaux sociaux !

#9 Planifiez des journées sans rendez-vous et sans réunion

Pour progresser sur les tâches qui demandent pas mal de concentration, il faut savoir se réserver des journées entières dans la semaine. Ces jours-là, pas question d’être perturbée. Évitez les rendez-vous (y compris téléphoniques) et les réunions. De même, coupez les mails et les réseaux sociaux jusqu’à la fin de l’après-midi.

On avance BEAUCOUP mieux quand on limite les interruptions et les distractions !

#10 Prévoyez de quoi boire et manger sainement pendant vos journées de travail

Si vous voulez rester productive tout au long de la journée, vous devez vous assurer que votre corps peut relever le défi. La faim et la soif peuvent vite vous distraire…

D’un autre côté, faire une longue pause pour vous préparer un bon repas sain peut couper votre journée en deux. Il est difficile de se remettre au travail après 1h30 – 2h00 d’interruption…

Ma solution : en général, je prépare mes repas de midi à l’avance. Quand je vais travailler en espace de co-working, j’emmène avec moi une bouteille d’eau et un en-cas sain et consistant. Mes pauses déjeuner ne dépassent pas 30 ou 45 minutes.

Ainsi, je suis plus productive et je peux finir un peu plus tôt si j’en ai envie.

#11 Prévoyez des pauses et de l’exercice

Si de longues pauses vous coupent dans votre travail, une trop longue session sans interruption risque aussi de vous abrutir et de faire baisser votre productivité.

Entre chaque tâche de ma To-Do list, j’ai tendance à m’accorder une petite pause de 10-15 minutes pour souffler et m’étirer. Cela me détend l’esprit et m’évite de végéter. Quand j’en ai besoin, je pense à tout à fait autre chose ; d’autres fois, je ne décroche pas complètement du travail mais je prends du recul et je trouve de bonnes idées pour mes prochaines tâches à accomplir.

#12 Automatisez chaque fois que c’est possible

En tant qu’entrepreneuse, vous n’avez pas de temps à perdre avec les taches répétitives qui peuvent être automatisées. Cela vaut vraiment la peine de vous renseigner et d’investir dans les outils qui vous feront gagner du temps. Par exemple :

• Un logiciel sur lequel vous pouvez planifier vos publications sur les réseaux sociaux (comme Hootsuite ou Buffer).
• Une bonne application d’édition de devis / factures et de suivi de vos contrats (comme Freelancer App ou Freebe).
• Un outil de gestion de mailing list pour planifier vos newsletters et vos campagnes d’emailing (comme Mailchimp ou Mailjet).

Bref, tout ce qui vous paraît pertinent ! Chaque fois que vous accomplissez une tâche régulièrement, réfléchissez au moyen de l’optimiser et de l’automatiser sans perdre en efficacité. Le précieux temps économisé pourra être investi utilement ailleurs.

#13 Restez loin des réseaux sociaux pendant vos journées de travail

À moins d’être community manager, vous n’avez aucune raison de rester connectée toute la journée à vos réseaux sociaux. Beaucoup de gens laissent Facebook, Twitter ou Instagram activés pendant qu’ils travaillent. C’est une habitude que j’avais prise également.

Mais c’est une énorme source de distraction ! Un des meilleurs moyens de faire baisser sa productivité…

Je ne les consulte plus que pendant mes pauses. Et quand j’y pense, je désactive les notifications.

Certaines personnes vont plus loin. Elles évitent d’aller sur les réseaux sociaux avant la fin de l’après-midi, ce qui est également une bonne solution.

Rien ne vous empêche de planifier vos posts à l’avance, afin qu’ils soient publiés aux heures les plus efficaces. Ils seront publiés automatiquement. Vous répondrez aux commentaires plus tard ! Cela rafraîchira vos posts et les fera remonter dans l’actualité des médias sociaux.

Quant aux statistiques de vos posts, il ne sert à rien de les suivre en permanence. Là encore, un peu de recul est salutaire. Vérifier en permanence si vos posts font le buzz ne vous avance pas à grand-chose. Mieux vaut faire le point là-dessus de temps en temps, de manière globale.

Vous aurez ainsi du recul et comprendrez mieux ce qui fonctionne ou non auprès de votre communauté.

#14 Planifiez des moments pour consulter vos mails

De la même manière, laisser vos notifications mails ou vos boîtes mail ouvertes en permanence est une source importante de distraction. Certains mails peuvent facilement vous perturber. Par exemple, quand un client vous demande un gros devis ou vous pose une question difficile.

Au lieu de cela, vous pouvez planifier des moments précis dans la journée pour traiter vos mails. Vous ne les ouvrez qu’à ce moment-là et y répondez pendant 30 minutes.

J’essaie de consulter mes mails seulement trois fois dans la journée :

• en début de matinée (quand je commence ma journée de travail)
• en début d’après-midi (au retour de ma pause midi)
• en fin d’après-midi (quand je termine ma journée de travail )

#15 Déconnectez complètement à l’approche d’une deadline

Quand vous êtes « charrette » et qu’il faut mettre les bouchées doubles pour boucler un projet dans les temps, le mieux est de tout couper. Vous ne vous consacrez qu’au plus important – le travail à rendre au client.

Éliminez alors toutes les distractions possibles (y compris les mails et les médias sociaux). Vous serez beaucoup plus efficace et terminerez plus tôt !

#16 Organisez un environnement de travail efficace et confortable

Travailler dans un environnement fonctionnel et confortable permet de booster votre efficacité.

Une fois que vous avez tout organisé, vous n’avez plus à vous soucier du chauffage ou de l’endroit où vous devez ranger vos documents et vos outils de travail. Vous avez tout ce dont vous avez besoin quotidiennement à portée de main.

Un environnement confortable et bien organisé est un endroit où l’on prend plus de plaisir à travailler !

Bloquez quelques heures ce mois-ci. Pendant cette période, prenez le temps de repenser votre bureau pour rendre votre environnement plus cosy et plus pratique.

Repensez la place de chaque chose. Prévoyez de bons rangements et un système de classement plus pertinent pour vos documents de travail.

Même chose pour votre ordinateur et vos appareils connectés. Réorganisez vos raccourcis et vos dossiers pour vous y retrouver plus facilement.

Faire ces petites améliorations tous les 6 mois – 1 an facilitera considérablement votre vie d’entrepreneuse !

#17 Désencombrez votre bureau à la fin de vos journées de travail

Vous avez déjà connu ça ?

Au milieu d’un important projet, vous ne trouvez plus ces notes indispensables pour avancer. Vous les aviez prises il y a quelques jours, pendant l’entretien avec le client… Et vous les aviez laissées exprès, bien en évidence sur votre bureau ! Elles doivent maintenant se trouver quelque part, au milieu de cette pile de papiers… Enfin, espérons-le…

Le rangement, c’est important ! À la fin de mes journées de travail, je prends toujours quelques minutes pour ranger les papiers, crayons, etc. qui traînent sur mon bureau.

Cela permet de commencer chaque journée sur un plan de travail clair et net. Tout est à sa place et je ne perds pas de temps à chercher quoi que ce soit !

#18 Quand vous bloquez, changez d’environnement

Quand vous êtes bloquée dans un projet à cause d’un manque d’inspiration, aucun outil de productivité ne pourra vous aider à trouver de meilleures idées…

Mais un changement d’environnement peut faire des miracles !

Alors quand vous avez du mal à vous concentrer ou à trouver de nouvelles idées, prenez vous outils de travail sous le bras et… déménagez ! Rendez-vous au petit salon de thé du coin ou appelez une collaboratrice pour lui proposer d’aller travailler ensemble à l’espace de co-working.

Vous pouvez en profiter pour montrer l’état de vos avancées à des amies. Des avis, même de non-initiés, peuvent déclencher de bonnes idées.

Vous verrez, les petits changements d’habitudes et d’environnement ont tendance à booster la créativité !

#19 Dites « non » aux opportunités qui ne cadrent pas avec vos objectifs

Réfléchissez bien avant d’accepter des projets qui ne vous correspondent pas. Il peut être tentant de saisir les opportunités qui n’ont rien à voir avec ce que vous voulez faire. Surtout quand elles sont bien rémunérées…

Mais avant de dire oui, écoutez bien votre petite voix intérieure.

Celle qui vous dit : « tu vas perdre un temps précieux et ça retardera d’autant l’accomplissement de tes objectifs ! »

Dans certains cas, il sera même difficile de vous dépêtrer de ce nouveau client. Il vous aura catégorisée sur une tâche que vous n’aimez pas faire et il en redemandera.

Pire encore, il passera le mot ! « Tu as besoin d’une professionnelle de la mise en page ? Je connais quelqu’un qui fait ça très bien ! »

Manque de chance : vous le faites très bien, mais vous détestez ça. Vous préférez vous consacrer, par exemple, à l’illustration…

Certaines opportunités comme celle-ci tombent à point nommé pour boucler vos fins de mois. Mais si vous n’êtes pas trop aux abois, apprenez à refuser. Poliment, mais fermement.

#20 Organisez vos tâches et vos missions

Faisons une petite comparaison entre une To-Do list et une liste de courses.

Quand vous faites vos courses, vous pouvez circulez entre plusieurs rayons ou vous vous rendez dans des boutiques séparées.

Vous pouvez suivre la liste selon un ordre plus ou moins aléatoire (celui dans lequel vous l’avez notée, par exemple) et aller dans les boutiques les unes après les autres. Mais il vous faudra revenir plusieurs fois dans dans chaque boutique. Même dans un hypermarché, vous pouvez prendre la liste comme elle vient et faire des aller-retours constants entre les rayons. Quelle perte de temps et d’efficacité !

Ou vous pouvez organiser un peu votre liste, en rassemblant les produits par catégorie. En faisant cela, vous achèterez vos pains et vos croissants en même temps, dans le même rayon ou à la même boulangerie.

Vous ne risquez pas d’oublier des choses et de perdre du temps à revenir.

Pour vos tâches, c’est la même chose !

Classez-les par catégories. Ecrivez tous vos mails à la suite, puis traitez vos publications de médias sociaux ensemble, tournez toutes vos vidéos du mois le même jour, faites tous les montages le lendemain…

Vous n’aurez pas à vous remettre dans le contexte entre chaque tâche. Le logiciel est ouvert, le trépied et l’éclairage sont en place. Et vous êtes disposée mentalement pour faire ce type de tâche (pas besoin de vous réadapter à chaque fois).

Travailler sur des sessions de plusieurs tâches du même thème vous fera vraiment gagner du temps et de l’efficacité.

En faisant ainsi, vous parviendrez même à dégager plus facilement des processus automatisés ! Les régularités vous sauteront aux yeux et vous trouverez plus facilement des moyens d’optimiser vos tâches.

C’est un des meilleurs conseils d’organisation pour gagner en productivité.

#21 Planifiez vos semaines

En fin de semaine, il est bon de commencer à organiser la suivante. Comment allez-vous répartir les tâches principales ? Quelle demi-journée sera consacrée à quoi ?

Dès que c’est possible, j’essaie de planifier 2 à 3 jours pour travailler sur les commandes de mes clients. Le reste est réservé :

• au développement de nouveaux projets,
• à ma communication,
• à la prospection de nouveaux clients,
• aux rendez-vous et aux entretiens téléphoniques,
• etc.

Cette façon de faire me garantit de ne pas prendre de retard sur ma production, tout en progressant dans le développement de mon entreprise et mes projets à plus long terme.

Il est d’ailleurs tentant, quand on a plutôt un tempérament créatif comme le mien, de consacrer tout son temps à la création. Mais c’est le meilleur moyen de stagner dans son business… Ou de se laisser enfermer dans un quotidien a priori séduisant, mais qui finirait par devenir lassant à la longue !

Article très librement traduit et adapté de celui-ci.