Vous ne le savez peut-être pas, mais il existe des applications qui vous aident à tracker votre temps de travail, à mesurer combien de temps vous consacrez à chacune de vos tâches.

Ces applications sont d’une aide très précieuse, elles permettent de vous motiver et de vous aider à vous organiser.

Pour ma part, j’ai commencé par tester l’application Daily qui, pendant quelques mois, est devenue l’un des piliers de mon activité professionnelle, une alliée au quotidien. Elle coûte dix euros par an sur l’App Store et je l’ai découverte grâce à cet article de La Webeuse.

Désormais, j’utilise Toggl, qui est très similaire à ce que propose Daily, en un peu plus complet et gratuit.

C’est simple : au début, j’ai eu un petit peu de mal à m’habituer à l’utilisation d’un Time Tracker. J’oubliais de lancer l’application, ou alors j’oubliais de notifier un changement de tâche, j’ai eu aussi quelques difficultés à tirer le meilleur parti de son utilisation.

Mais maintenant que j’ai trouvé une manière efficace de l’intégrer dans mon quotidien, je ne peux plus m’en passer.

A quoi sert un Time Tracker ?

Les Time Tracker sont des applications qui, une fois installées sur votre ordinateur, vous permettent de suivre vos tâches et le temps que vous y consacrez de manière très précise. Pour le dire simplement, elles vous permettent de voir ce que vous faites et en combien de temps vous le faites.

Vous pouvez ainsi établir des rapports (journaliers, hebdomadaires, mensuels et annuels) très précis sur vos différentes tâches, activités et projets.

Comment ça fonctionne ?

Lancez votre Time Tracker et, dès que vous commencez à travailler sur une nouvelle tâche, indiquez-le à votre application. Au début il faut créer toutes vos tâches, mais ensuite l’application les mémorise et vous n’avez plus qu’à les sélectionner dans la liste.

Ça peut sembler contraignant : il faut bien penser à notifier vos changements de tâches, à indiquer quand vous démarrez et quand vous arrêtez, mais on s’y habitue très vite. Désormais j’y pense spontanément et dès que je change d’activité, il me suffit de la sélectionner dans mon Time Tracker et le décompte de temps se poursuit en prenant en compte le changement.

Comment j’utilise mon Time Tracker ?

Dans un but purement professionnel. Dans le cadre privé, ça ne m’intéresse clairement pas de traquer mon temps. Peu importe combien d’heures je passe à cuisiner, à lire ou à écrire sur mon blog personnel. Ce sont des moments de loisirs et j’y consacre le temps que je veux, sans me poser de question.

Non, ce que je souhaitais en choisissant un Time Tracker, c’est analyser les tâches récurrentes liées à mon activité et analyser le temps que j’y consacre.

J’ai donc dégagé 6 activités récurrentes. J’ai choisi volontairement de ne pas trop rentrer dans les détails de chaque activité car je préférais établir un schéma général, une vue d’ensemble.

Le freelance a de nombreuses casquettes, il doit donc se consacrer à de nombreuses tâches différentes et je ne voulais pas me perdre dans des centaines de sous-tâches (ni devoir changer de tâche toutes les dix minutes sur Daily)… Il y a donc :

• Communication (mettre à jour mon site, rédiger des billets de blog et publier sur les réseaux sociaux)
• Gestion de projet (répondre aux mails, relancer les clients et les prospects, etc.)
• Administratif (créer des devis, envoyer des factures, déclarer mon CA, payer mes cotisations, la paperasse et les réjouissances donc)
• Veille / Recherche
• Autoformation

Dans mon application, je crée un projet pour chaque client et je détaille ensuite le projet en sous-tâches de la manière suivante :

• Nom du projet : identité visuelle et brandboard
• Nom du projet : zoning, wireframes
• Nom du projet : maquettes Photoshop
• Nom du projet : intégration WordPress
• etc.

Cette organisation me permet d’évaluer le temps global passé sur un projet, puis sur chaque étape importante du projet.

Ça m’est très utile pour savoir combien de temps je dédie à une tâche. Ça me permet d’évaluer mon temps de travail et d’éditer des devis toujours plus précis.

Avant d’utiliser un Time Tracker, j’aurais été bien incapable de vous dire combien de temps il me fallait pour réaliser des maquettes sur Photoshop. Maintenant, je sais. Et le meilleur, c’est de voir ce temps réduire petit à petit, ce qui me permet de constater que je progresse et travaille de manière plus efficace.

Et l’utilisation d’un Time Tracker m’a permis de me rendre compte que je travaille de manière régulière. Je consacre chaque mois, à peu de chose près, le même nombre d’heures pour chaque tâche.

Le mot de la fin

Ces Time Tracker sont des outils très simples d’utilisation, et c’est vraiment ce qui m’a séduite. Ils permettent de suivre votre temps avec précision.

Pour ma part j’ai opté pour Toggl, mais je vous conseille vraiment de tester par vous-mêmes et de trouver l’application et l’utilisation qui vous convient… il existe autant d’utilisations possibles que d’utilisateurs et c’est à vous de trouver l’organisation qui vous convient le plus !

N’hésitez pas à découvrir les autres applications que j’utilise pour m’organiser. Vous pouvez également consulter cet article dans lequel je vous propose de nombreux conseils pour être plus organisée et plus efficace.