Vous êtes freelance et vous aussi, vous êtes confronté à un problème récurrent : l’organisation ?

Lorsque l’on travaille comme freelance, il faut être capable de gérer son business, sa compta, sa communication, ses projets clients, ses collaborations, etc. Pour toute cette partie « Gestion de projet », il est impératif de s’armer de bons outils : des outils simples et efficaces qui vous permettent de gagner un temps précieux – parce que le temps… c’est de l’argent !

Après en avoir testées un certain nombre, j’ai fini par trouver mon équilibre avec quelques applications qui m’aident à m’organiser au quotidien. J’ai envie aujourd’hui de parler des applications que j’ai essayées : de ce qui a été concluant et de ce qui ne l’a pas été.

Pour organiser vos projets.

Trello

Trello a fait un petit bout de chemin avec moi, avant de perdre finalement sa position de bras droit.

Cet outil gratuit de gestion de projet me permettait de créer des tableaux pour chaque projet client, de créer des listes de tâches à faire, d’établir des priorités, de programmer des deadlines, de mettre en place des checklist, de noter des informations sur mes projet en cours.

Trello est une application très complète, à laquelle j’accédais aussi bien depuis mon ordinateur que depuis mon téléphone. Je pouvais également inviter des membres à rejoindre mes tableaux/projets (clients, collaborateurs, etc.) – très pratique pour organiser un travail d’équipe !

Mais comme vous pouvez le constater, j’en parle au passé… Trello et moi, c’est fini depuis que j’ai trouvé…

Asana

En termes de gestion de gestion de projet, Asana est un vrai coup de coeur ! Interface sexy, intuitive et moderne, fonctionnalités complètes et très utiles, Asana a absolument tout pour plaire.

Je trouve cette application web et mobile plus aboutie que Trello, plus riche, plus flexible (et, on ne va pas se mentir, vraiment plus jolie). Le système de « Tableaux » et de « Cartes » de Trello commençait à me brider dans mon organisation.

Asana offre plusieurs manières d’afficher et d’organiser ses projets, ses tâches (liste, tableau, calendrier, chronologie). Pour chaque projet, vous disposez d’un espace de discussion (j’y place toutes les informations importantes relatives au projet) et de fichiers. J’invite le client à rejoindre le projet et nous pouvons suivre son évolution ensemble sur Asana. Tout est centralisé en un seul et même endroit, c’est pratique et efficace, aussi bien pour s’organiser que pour communiquer.

Dropbox

Dropbox est devenu un indispensable, je l’utilise au quotidien : j’ai souscrit à un abonnement, je dispose donc d’un grand espace de stockage. A chaque modification, mes fichiers de travail sont automatiquement sauvegardés sur le cloud et synchronisés sur les différents appareils que j’utilise : je ne risque ainsi pas de perdre mon travail et c’est une vraie tranquillité d’esprit.

Pour gérer votre temps.

Daily

J’ai commencé à tracker mon temps avec Daily, une application simple et pratique au quotidien. Elle permet de créer des entrées pour chacune de vos tâches et de tracker le temps que vous passez à travailler sur chacune d’entre elles.

J’ai utilisé Daily quelques mois, mais je me suis vite confrontée à ses limites. C’est pourquoi j’ai cherché une application un peu plus aboutie, et c’est ainsi que j’ai découvert…

Toggl

Pour faire simple, Toggl fait la même chose que Daily, mais en mieux. L’application est plus intuitive, les tâches peuvent être hiérarchisées (je crée une « tâche principale » pour chaque projet client, puis je la décompose en sous-tâches, ainsi je vois le temps passé sur chaque sous-tâche et sur le projet dans son ensemble), les rapports sont plus complets et plus agréables à consulter. Bref, un sans faute pour Toggl.

Pour travailler en équipe.

Slack

Qui dit équipe, dit… Slack, devenu également un incontournable pour moi ! Slack est un outil idéal pour communiquer avec une équipe, échanger des idées, mettre en place des projets, ou tout simplement s’entraider.

Slack fonctionne un peu comme un « chat » : vous pouvez créer de nombreux channels (des fils de discussion) et échanger autour de différentes thématiques. Slack me sert à m’impliquer au sein de la communauté francophone WordPress, mais aussi à communiquer avec une équipe de collaborateurs.

Et pour communiquer avec celles et ceux qui ne sont pas sur Slack, je passe par Skype, un indémodable, une valeur sûre.

Pour gérer la partie administrative.

Freelancer-app

Pour la gestion de mon business, pour toutes les réjouissances administratives, Freelancer-app a été ma meilleure alliée pendant deux ans !

Pour 50 euros par an, je pouvais gérer ma compta, éditer des devis, puis les valider, créer automatiquement les factures correspondantes (et les designer facilement pour qu’elles soient plus sympas), et enfin, enregistrer des paiements. Pour gérer ma compta et mon suivi administratif, Freelancer-app m’a amplement suffi pendant plusieurs années.

De plus, l’application génère des conditions générales de vente qu’il est possible de modifier / adapter à votre activité, elle vous permet également d’éditer des modèles de devis, de factures, de prestations, et de personnaliser les mails envoyés à vos clients.

Bref, plein de petites choses fort utiles, qui représentent un gain de temps considérable ! Cette application a été pensée et conçue pour vous faciliter la vie, vous faire gagner du temps, et, bien que je sois en train de migrer vers un nouvel outil, je la recommande chaudement.

Freebe, version beta

Freebe m’a conquise car c’est plus qu’une application : c’est un véritable assistant au quotidien. Son interface est bien plus interactive, sexy et moderne que celle de Freelancer.

Le tableau de bord permet de visualiser en un coup d’oeil sa trésorerie, de suivre ses rentrées d’argent et ses dépenses, de vérifier le montant des cotisations à payer et la date de la prochaine déclaration du chiffre d’affaire. Vous avez une meilleure visibilité de l’ensemble de votre business qu’avec Freelancer.

De plus, votre compte en banque peut être lié à Freebe, ainsi vous pouvez suivre tous vos mouvements bancaires et associer directement un paiement à une facture.

Quelques points faibles à signaler toutefois, car Freebe est une version beta, donc pas parfaite.

• Il me manque la possibilité de personnaliser les devis et les factures. J’aime les avoir aux couleurs de mon activité et y apposer mon logo, c’est un gage de professionnalisme.
• Je regrette aussi de ne pas pouvoir ajouter de description à mes prestations sur les devis et factures, car j’aime les détailler au maximum.

Freebe permettra aussi bientôt de gérer ses tâches et de traquer son temps. A terme, il semblerait qu’un seul outil me permette de gérer tous les aspects de mon business, donc je suis curieuse de voir l’évolution de Freebe.

Et vous, quelles sont les applications qui vous aident à mieux vous organiser ?

Maintenant que vous avez trouvé des applications pour vous aider à vous organiser, je vous invite à découvrir cet article, dans lequel je partage 21 conseils d’organisation pour booster votre efficacité.