Depuis la crise sanitaire, le télétravail est plus que jamais au goût du jour. Mais pour tirer le meilleur parti du travail à domicile, quelques habitudes et bonnes pratiques s’imposent.

Il y a beaucoup de choses auxquelles vous n’avez probablement pas pensé, comme l’organisation de votre bureau, la manière dont elle influe sur vos tâches professionnelles, ou encore l’impact que votre santé et votre mode de vie ont sur votre travail.

En vous préparant autant que possible à l’avance et en sachant à quoi vous attendre, vous pourrez vous lancer dans l’aventure du télétravail avec la bonne approche.

Télétravail : Travail en freelance ou travail salarié à distance ?

Avant d’entrer dans le vif du sujet, passons rapidement en revue la différence entre le travail en freelance et le travail à distance.

Les freelances sont des travailleurs indépendants. Ils travaillent généralement à distance, par exemple depuis leur domicile ou en voyage, mais il leur arrive aussi de travailler en entreprise pour la durée de leur mission.

Les télétravailleurs peuvent être des freelances ou des employés à temps partiel ou à temps plein. Ils passent par le télétravail pour se connecter au réseau de leur entreprise ou échanger avec leurs clients.

Dans cet article, nous parlerons du travail à domicile, que vous soyez un travailleur indépendant ou un travailleur à distance salarié.

Créer un bureau chez soi pour le télétravail

Quand on travaille à la maison, il est difficile de séparer sa vie privée de sa vie professionnelle.

Le fait de disposer d’un espace dédié à votre travail vous aidera à entrer et à sortir du mode professionnel lorsque vous en aurez besoin. Si vous avez la chance de disposer d’une pièce vide que vous pouvez utiliser comme bureau, cette partie du processus sera beaucoup plus facile.

Mais même si vous vivez dans un petit espace ou avec d’autres personnes, il est possible de délimiter un espace réservé au travail, et rien qu’au travail !

Ce dont vous avez besoin dans un bureau à domicile

L’espace et les outils dont vous aurez besoin dans votre bureau dépendent de votre travail. Par exemple, les rédacteurs indépendants peuvent avoir une configuration minimaliste. En général, il vous faut au moins les éléments suivants :

1. Un bureau et une chaise : Oui, certains jours, vous travaillerez depuis votre canapé, mais vous aurez besoin d’un bureau ergonomique. Cela vous aidera à vous concentrer et réduira les tensions sur votre corps.
2. L’éclairage : Un espace de travail mal éclairé peut entraîner une fatigue oculaire et des maux de tête.
3. Gestion de la température : Déterminez ce dont vous avez besoin pour rester à l’aise, comme un chauffage d’appoint, un ventilateur ou une climatisation. Gardez également un plaid à portée de main lorsque vous avez froid.
4. Prises de courant accessibles : Il est facile de négliger ce point, surtout si vous créez un espace de travail dans un coin de la pièce. Vous avez besoin de prises qui peuvent charger les appareils électroniques que vous utilisez au fur et à mesure.
5. Le téléphone : Vous aurez probablement votre smartphone sur vous à tout moment, mais pensez aussi à vous procurer une ligne fixe. Vous n’aurez pas à craindre de perdre le service pendant un appel professionnel, et la qualité de la voix est meilleure.
6. Un ordinateur : Si vous devez vous déplacer certains jours, procurez-vous un ordinateur portable au lieu d’un ordinateur de bureau. Pensez aussi à utiliser un deuxième écran, car cela peut améliorer considérablement votre flux de travail.
7. Le stockage : Gardez votre espace de travail libre de tout encombrement pour vous aider à vous concentrer.
8. Stylo et papier : Même durant la décennie 2020, les notes manuscrites ne se démoderont pas ! C’est un moyen très pratique et créatif d’organiser ses idées, listes et emploi du temps… Croyez-moi, vous aurez envie de prendre des notes à un moment donné.
9. Éléments de confort : Entourez-vous d’articles de confort pour ne pas avoir à vous lever et à vous baisser sans cesse. Par exemple, ayez toujours des kleenex, des écouteurs et de l’eau à portée de main.

Outre les objets de base, certains équipements ou gadgets peuvent agrémenter votre bureau et vous faire gagner un temps précieux. Vous pouvez donc envisager de vous équiper de :

• Une imprimante : Bien que nous soyons à l’ère du tout-numérique, il est toujours utile d’avoir une imprimante/un scanner/une photocopieuse. Les imprimantes multifonctions assurent toutes ces tâches à la fois. Investissez directement dans une imprimante laser monochrome si vous pensez imprimer régulièrement. Les toners compatibles sont très économiques et ces imprimantes sont en général beaucoup plus robustes sur la durée que les jets d’encre.
• Bibliothèque : Il est préférable de conserver dans votre bureau tous les ouvrages de référence dont vous pourriez avoir besoin.
• Tableau d’affichage : Un tableau d’affichage en liège ou un véléda avec des magnets vous permet de garder un tas d’infos à portée de vue tout en vous aidant à conserver votre bureau propre.

Un espace de travail dédié permet de regrouper tout ce dont vous pouvez avoir besoin pour travailler. Cela permet également de laisser tout ce dont vous n’avez pas besoin ailleurs, ce qui élimine les distractions.

En ce qui me concerne, comme j’ai un travail créatif, j’ai essayé de m’entourer d’un maximum de choses inspirantes. Je me suis créé un espace de travail doux et poétique. Il y a une plante verte, une bougie dont l’odeur me fait voyager, des photos de mes proches, une guirlande lumineuse, des illustrations et les mots inspirants de May. Côté pratique, j’ai des enceintes sur le bureau (je ne peux pas travailler sans musique !), j’ai ma tablette graphique, des carnets, des chargeurs, mon appareil photo, une boîte pleine de papiers et des livres sur le web et le graphisme dans mes tiroirs.

Fermer votre bureau pour la journée

En ne conservant dans votre bureau que des objets liés au travail, vous n’aurez pas à entrer et sortir lorsque vous ne travaillez pas. Je n’utilise même pas mon ordinateur portable quand je ne travaille pas. Si je dois chercher quelque chose en ligne, j’utilise mon téléphone.

À la fin de la journée, fermez tout, comme si vous fermiez un vrai bureau. Éteignez vos appareils électroniques, remettez les objets à leur place, éteignez les lumières et fermez la porte. En fermant votre bureau, vous faciliterez la transition entre vie professionnelle et vie privée. C’est un point très important lorsque vous faites du télétravail.

Gérer les spécificités du télétravail

Lorsque vous travaillez à domicile, vous devez vous occuper de beaucoup de choses en plus de votre charge de travail habituelle.

Pour les indépendants, la liste est particulièrement longue. Ils n’ont pas de collègues dans un bureau voisin pour gérer à leur place la facturation ou les problèmes informatiques.

Voici ce que vous devez savoir sur l’aspect administratif du travail à domicile.

Communication

La communication joue un rôle important dans le travail à domicile, car vous êtes limité·e dans les moyens de rester en contact. Vous devez mettre en place des systèmes efficaces pour communiquer en ligne. En plus du courrier électronique et du téléphone, voici quelques moyens de communication courants pour les télétravailleurs :

• Zoom : on ne présente plus la star de la téléconférence, très utilisée dans les domaines de l’éducation et de la formation, mais pas que ! Zoom permet d’échanger efficacement en groupe et de mener des réunions en visio de manière efficace grâce à ses fonctionnalités intuitives et pertinentes. Les alternatives comme Skype et Teams fonctionnent aussi très bien, surtout si vous prévoyez des communications avec une personne à la fois.
• Outils de gestion de projet : Si vous ou votre client utilisez un outil de gestion de projet, comme Asana, Basecamp ou Trello, il y a généralement un système de messagerie intégré. Définissez les messages et les notes à envoyer à votre messagerie électronique ou à votre application mobile. Vous pouvez rester à jour sans avoir à vérifier constamment l’outil.
• Slack : C’est l’un des outils de communication les plus courants pour les équipes à distance. Il existe une version de bureau, mais l’application mobile est plus pratique. Connectez tous vos canaux au même endroit et recevez une notification lorsque vous recevez un message sur l’un d’entre eux. Il existe également de nombreuses options de disponibilité, vous pouvez donc la configurer pour qu’elle s’intègre à votre flux de travail.
• WhatsApp : WhatsApp est la meilleure solution pour communiquer avec des contacts internationaux, surtout si vous devez les appeler.
• Google Hangouts : Chattez en direct avec d’autres utilisateurs de Gmail. Les « Hangouts » se trouvent dans le coin inférieur gauche de votre boîte de réception Gmail. Vous pouvez également ouvrir les Hangouts séparément pour discuter sans avoir à ouvrir votre messagerie électronique.

Limitez votre accès aux médias sociaux pour vos affaires. Par exemple, je ne conclus jamais de contrat par l’intermédiaire de Facebook Messenger ou d’Instagram DMs. N’oubliez pas que plus vous utilisez d’outils de communication d’entreprise, plus vous aurez à jongler avec les notifications et les applications.

De plus, la communication en ligne est différente de la communication en personne. Faites attention aux mots et au style que vous employez, car tout peut sembler plus agressif en ligne quand votre interlocuteur est loin et n’a pas vos expressions et votre attitude pour souligner votre bienveillance.

En même temps, vous devez faire preuve de concision dans vos phrases, car les membres de votre équipe ne veulent pas lire des explications trop longues.

Disponibilité

Lorsque vous exercez en télétravail, vous avez pratiquement toujours la possibilité de travailler. Le fait de savoir que vous pouvez travailler à tout moment vous donne le sentiment que vous devez toujours travailler.

Mais ce n’est pas vrai !

Au contraire, vous avez besoin de vous éloigner du travail pour éviter l’épuisement professionnel. De plus, si vous êtes rémunéré en tant qu’employé, travailler trop signifie brader votre force de travail puisque vous faites baisser votre salaire horaire. C’est mauvais pour le moral et cela se traduit par un travail de moindre qualité.

Si vous êtes un employé, vous devrez indiquer à votre employeur les jours et les heures où vous travaillerez, ou vous devrez respecter un horaire. Certains employeurs utilisent des outils de suivi du temps et du travail pour s’assurer que vous travaillez au moment prévu. D’autres employeurs font davantage confiance à leurs employés et se contentent de vos déclarations sur l’honneur.

La disponibilité est plus délicate à gérer pour les freelances. Ils doivent jongler avec les exigences des clients, les tâches administratives, la gestion de leur marketing ainsi que leurs propres objectifs et niveaux d’énergie.

Vous seul·e savez quand vous devez ou non travailler, et il vous faudra peut-être un certain temps pour vous en rendre compte. Par exemple, je travaille souvent le week-end car il y a moins de distractions (pas d’appels, pas de rendez-vous, pas de mails à traiter). De plus, j’évite l’épuisement professionnel en ayant une heure limite stricte de 20 heures. Il est important d’écouter son corps et de gérer sa fatigue. Par exemple, je fais souvent de longs trajets en voiture mais je m’efforce de ne pas caler de rendez-vous les lendemains de voyage pour me laisser le temps de récupérer.

Voici ce qu’il faut surtout retenir :

Vos heures de travail ne doivent pas nécessairement correspondre à vos heures de disponibilité. Si vous travaillez tôt le matin, tard le soir ou le week-end, vous n’êtes pas obligé·e d’être disponible pendant ces heures. Et si vous voulez prendre quelques jours ou après-midi de congé en semaine, vous pouvez toujours être disponible pour vos clients ou vos collègues. C’est vous qui fixez les règles.

Quoi que vous décidiez, communiquez-le d’une manière ou d’une autre. Pensez à ajouter votre disponibilité à votre signature électronique et à votre site web. Lorsque vous accueillez de nouveaux clients, dites-leur bien à quoi s’attendre.

Par exemple, si vous dites : « Je vous rendrai ceci avant la fin de la semaine », cela signifie-t-il vendredi à 17 heures ou bien dimanche ?

Impôts

Si vous êtes employé par une entreprise, celle-ci doit prélever des impôts sur votre salaire. Cependant, vous voudrez souvent garder une trace de vos frais domestiques professionnels pour les utiliser comme justificatifs et/ou amortissement de frais réels lors de votre déclaration d’impôt.

Pour les freelances, le suivi des dépenses est encore plus important. Les freelances dont les frais généraux sont peu élevés, comme les graphistes et les rédacteurs, n’obtiennent presque jamais de remboursement. Lorsque vous faites de nombreux frais professionnels, vous pouvez compenser le montant que vous devez payer.

Trouvez le système qui vous convient le mieux. J’ai très peu de dépenses professionnelles (il s’agit essentiellement d’abonnements et de licences professionnelles), donc en général je recense mes dépenses sur l’année globale.

Les freelances doivent choisir entre :

• s’occuper eux-mêmes de leurs impôts, ce qui peut être un processus long et fastidieux,
• ou payer pour les faire faire par des professionnels, ce qui vous fera gagner du temps et potentiellement davantage de déductions – mais impliquera aussi des frais de comptabilité importants.

Si vous faites vos impôts vous-même, il faudra vous organiser pour limiter le temps passé et déclarer efficacement. Aujourd’hui, des solutions de compta accessibles pour les freelances existent et ce n’est pas si compliqué à gérer !

Pour l’imposition en freelance, vous avez le choix entre le versement libératoire (verser un pourcentage de votre chiffre d’affaires chaque mois ou chaque trimestre) et la déclaration annuelle avec vos impôts sur le revenu. Cette dernière formule est souvent la plus intéressante (en fonction de votre CA et de vos frais réels). Je vous laisse aller sur le site des impôts pour comparer les deux formules !

Assurance

Les freelances devraient envisager de souscrire une assurance car ils n’ont pas de grande entreprise derrière eux pour les protéger. Il existe plusieurs types d’assurance à envisager :

• L’assurance responsabilité civile des entreprises : Couvre une bonne partie des préjudices que vous pourriez causer par l’intermédiaire de votre activité entrepreneuriale.
• Mutuelle ou complémentaire santé : en cas de pépin de santé, la sécurité sociale ne couvrira qu’une partie de vos frais médicaux. Une complémentaire pourra couvrir le reste à payer et vous donner accès à plus de confort et plus d’options.
• Assurance décès, invalidité : pour protéger vos proches en cas de gros coup dur… Elles peuvent aussi comporter ou être complétées par d’autres clauses comme la perte de chiffre d’affaires.
• Assurance chômage : Avec la plupart des statuts, les freelances ne cotisent pas à pôle-emploi. Vous pouvez compenser cela en souscrivant à une assurance privée qui couvrira ce risque.
• Protection juridique professionnelle : avec la judiciarisation croissante de la société, un freelance peut être confronté tôt ou tard à une plainte d’un client ou d’un tiers. Les frais liés à un procès peuvent faire couler une activité, il peut être bon de vous prémunir d’un tel risque.

Prendre soin de soi quand on exerce en télétravail

Il faut beaucoup de concentration, de discipline et d’attention personnelle pour exercer en télétravail. Être responsable de sa carrière, de son emploi du temps ou de sa motivation chaque jour est un défi de taille. Voici comment vous mettre en avant.

Créer une routine de pré-travail

Au lieu de vous réveiller, de vous rouler hors du lit et de vous asseoir à votre bureau 15 minutes plus tard, inventez une routine de pré-travail.

Modifiez cette routine au fur et à mesure que vous découvrez ce que vous faites et ce que vous n’avez pas besoin de faire pour vous mettre en mode travail.

Par exemple, si j’ai le temps, je commence la journée avec un café et un petit moment lecture. Sans ce temps passé au calme et sans pression, je me sens mal toute la journée. En revanche, je garde la fin de journée pour mes séances de sport, afin de me vider la tête du travail et pouvoir commencer la soirée sereinement.

Vous aurez peut-être besoin d’aller courir, de prendre une douche ou d’écouter une certaine playlist pour vous mettre dans le bon état d’esprit.

Testez et trouvez la formule qui vous convient le mieux !

Gérer la solitude

Le travail à domicile peut être… tranquille. Plus calme que vous ne l’imaginez.

Et bien que ce manque de bruit soit excellent pour la concentration, il peut vous faire sentir profondément seul. Si vous combinez cela avec le fait de vivre seul, la solitude n’en est que plus grande.

Les freelances qui établissent leurs propres horaires doivent s’assurer de prévoir des périodes de repos, même s’ils travaillent six ou sept jours par semaine. Pendant ces périodes, sortez de la maison et faites-vous un devoir de faire des projets avec d’autres personnes.

Lorsque vous ne pouvez pas vous absenter pour un dîner ou un week-end, communiquez avec les gens en ligne. Cela ne remplace pas totalement une vie sociale, mais vous vous sentirez moins isolé lorsque vous serez coincé à votre bureau.

Et lorsque vous effectuez un travail léger, comme l’administration, il est facile de passer d’une application de chat à l’autre pour s’intégrer dans une conversation avant de devoir vous concentrer sur un autre travail.

Forcez-vous à vous concentrer

Votre cerveau s’épuise rapidement si vous êtes constamment distrait·e. Les notifications et les boîtes mail qui restent ouvertes toute la journée peuvent vous faire perdre votre concentration et votre énergie. Le travail à domicile exige de la concentration !

Réservez le traitement des mails et des messages à des moments précis de la journée. Le reste du temps, consacrez-vous à votre projet principal.

Si vous devez le faire, bloquez les sites web à l’aide d’un outil comme SelfControl, et mettez votre téléphone et votre ordinateur en mode silencieux pour ne pas entendre les notifications.

En ce qui concerne les heures de début et de fin, abordez le travail à domicile comme vous le feriez pour un travail traditionnel.

Lorsque votre heure de début approche, arrêtez ce que vous faites, prenez une tasse de thé ou de café et asseyez-vous à votre bureau. Remettez tout le reste à plus tard, comme si vous sortiez de chez vous pour aller travailler.

Séparez votre temps de travail administratif de votre temps de travail consacré à votre cœur de métier. Réservez du temps pour les tâches administratives, au début ou à la fin de votre journée de travail.

Pour le reste du temps, ne vous préoccupez que du projet sur lequel vous travaillez.

Privilégier un mode de vie sain

Vous n’avez pas besoin de faire de votre santé et de votre forme physique une priorité, mais vous vous sentirez tellement mieux si vous le faites !

Apprenez à connaître les aliments qui vous donnent de l’énergie et ceux qui vous en privent, ainsi que les moments où vous devez manger pour conserver votre endurance et votre lucidité.

Pour certaines personnes, il est facile de sauter un repas et de travailler en ignorant la faim pour terminer un projet… Mais rappelez-vous que prendre 15 minutes pour manger vous rendra plus efficace.

Certain·es télétravailleur·ses ont besoin d’une promenade ou d’une séance d’entraînement pour se préparer à la journée de travail et avoir l’esprit plus clair et dynamisé.

D’autres, comme moi, préfèrent planifier leur séance après avoir terminé leur journée de travail. Ça m’aide à sortir du mode travail et me donne l’impression d’avoir une ligne de démarcation solide dans ma journée.

De même, si vous êtes plus du genre à vous balader qu’à soulever des poids pendant une heure, prévoyez du temps au cours de la semaine pour bouger et vous aérer un peu.

Pour beaucoup de gens, travailler à domicile signifie s’asseoir beaucoup, ce qui peut user votre corps au bout d’un certain temps. L’exercice peut combattre certains de ces effets, et c’est aussi un bon moyen de se rappeler que le travail n’est pas la seule priorité dans votre vie.

Un dernier mot sur le télétravail

Le principal enjeu du télétravail consiste à protéger votre énergie et votre concentration afin que vous puissiez continuer à faire du bon travail tout en vous sentant en bonne santé.

Le travail à domicile n’est ni meilleur ni pire que le travail dans un bureau dans une entreprise, c’est simplement différent. Il y a des avantages et des inconvénients aux deux types de travail, et le type que vous préférez dépend du style de vie que vous préférez.

L’adaptation au télétravail prend un certain temps, et à mesure que vous vous y habituerez, vous développerez vos propres habitudes, routines et systèmes qui vous conviendront.

Si vous envisagez d’évoluer dans votre carrière, je vous invite à continuer votre lecture avec cet article qui vous donne plein de bons conseils pour vous reconvertir !